TUTKIMUSMATKA KOULUUN

Koulurakennusten fyysisen ympäristön merkitys oppimiseen ja hyvinvointiin

Tutkimuksen tietosuojaseloste

1 REKISTERINPITÄJÄ

JKMM Arkkitehdit Oy, 2676548-2

Lapinrinne 3, 00100 Helsinki
+358 9 252 207 00
www.jkmm.fi

2 YHDENOTOT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@jkmm.fi

3 REKISTERIN NIMI

“Tutkimusmatka kouluun”

Rekisteri muodostuu tutkimuksessa tehtävien haastatteluiden ja kyselyiden yhteydessä kerättävistä henkilötiedoista.

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietoja käsitellään oppimisympäristöjen analysoimiseksi ja siten kehittämiseksi.

Käsittelyn tarkoituksena ei ole yksittäisen rekisteröidyn tunnistaminen, ja yksilön tunnistaminen pyritään järjestelmällisesti estämään.

Pyydämme rekisteröitävältä tai heidän huoltajaltaan suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn tämän selosteen mukaisesti.

Tutkimusaineistoa kerätään myös tieteelliseen tutkimuskäyttöön, jolloin käsittely voi olla tarpeellista myös tätä tarkoitusta varten. Tietojen käsittely on tällöin oikeasuhtaista tutkimuksella tavoiteltuun yleiseen etuun nähden.

Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja rekisteröidyn perusoikeudet ja -vapaudet huomioiden, mikä merkitsee mm. tietojen pseudonymisointia aina kun se on mahdollista.

Lisäksi saatamme käsitellä henkilötietojasi muihin tarkoituksiin, mikäli olet kyseiset henkilötiedot meille itse kyseistä tarkoitusta varten luovuttanut taikka nimenomaisesti antanut suostumuksesi kyseiseen käsittelyyn.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Käsittelyn tarkoituksena ei ole yksittäisen rekisteröidyn tunnistaminen, ja yksilön tunnistaminen pyritään järjestelmällisesti estämään.

Henkilön nimitietoa tai muuta yksiselitteisesti yksilöivää tunnistetietoa ei käsitellä tutkimusaineistossa, muutoin kuin rekisteröidyn omasta, nimenomaisesta pyynnöstä tai voimassa olevan lainsäädännön niin vaatiessa. Rekisteröidyiltä haastattelemalla tai kyselyillä saatu aineistoa saattaa kuitenkin sisältää tietoja, jotka saattavat epäsuorasti muodostaa tunnistettavan tiedon.

Haastatteluiden ja kyselyiden tekniseen toteutukseen liittyvät henkilötiedot:

sähköpostiosoite
ääni-/videonauhoite
osallistujan nimi
osallistujan vastaukset oppimisympäristöön liittyviin kysymyksiin
valokuva erillisellä suostumuksella

Rekisteröitävän suostumuksessa kerättävät henkilötiedot:

haastatteluun tai kyselyyn osallistuvan nimi
huoltajan nimi (alaikäisten osallistuessa)
vastaukset taustatietokysymyksiin (ikä, sukupuoli, ammatti, työkokemus)

6 REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Kouluvierailuihin liittyvä aineisto sisältää henkilökunnan taustatietokyselyn, henkilökunnan hyvinvointikyselyn, vastaukset koulun tiloihin liittyvään kyselyyn, haastattelumuistiinpanot ja haastattelun tallenteen.

Näiden lisäksi tutkimukseen osallistuvien suostumukset muodostavat osan rekisterin henkilötiedoista.

Tietoja ei täydennetä muista lähteistä saatavilla tiedoilla.

7 TIETOJEN LUOVUTUS

Tutkimusaineistoa saatetaan luovuttaa anonyymisti tieteellistä tutkimuskäyttöä varten kolmansille osapuolille. Anonymisoidusta aineistosta on poistettu kaikki sellainen tieto, jonka perusteella tutkimukseen osallistuja voitaisiin edes välillisesti tunnistaa. Tieteelliset tutkimustulokset julkaistaan tieteellisissä lehdissä ja kokouksissa, tulokset julkaistaan ryhmäkeskiarvojen tasolla.

Lisäksi henkilötietoja saatetaan luovuttaa lukuumme toimiville käsittelijöille, jotka ovat sitoutuneet voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla suojaamaan henkilötietojasi sekä käsittelemään niitä vain lukuumme ja antamiemme ohjeiden perusteella ja tehdyn sopimuksen mukaisesti. Käsittelijät eivät luovuta tietoja eteenpäin kolmansille osapuolille lukuun ottamatta ohjeidemme mukaista ja sopimukseen perustuvaa luovutusta toiselle käsittelijälle.

8 HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Saatamme siirtää henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle, mikäli henkilötietojen käsittelyssä käyttämämme alihankkija on sijoittautunut kolmanteen valtioon taikka kumppanimme palvelimet sijaitsevat EU-alueen ulkopuolella. Huolehdimme tällöin henkilötietojesi suojasta edellyttämällä, että kyseinen käsittelijä käsittelee tietoja voimassa olevan eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Emme tällöinkään siirrä henkilötietojasi tai salli niitä siirrettävän valtioihin, joiden yksityisyyden suojan tasoa Euroopan Unionin komissio ei ole pitänyt riittävänä.

9 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetäänkin tutkimustarkoituksia varten toistaiseksi kuitenkin enintään kymmenen (10) vuotta.

10 REKISTERIN SÄILYTYS JA SUOJAUS

Rekisteristä ei säilytetä fyysisiä kappaleita, vaan rekisteri on digitaalisessa muodossa. Digitaaliset tiedot sijaitsevat ajantasaisesti tietoteknisesti suojatuilla palvelimilla, jotka sijaitsevat asianmukaisesti murto- ja palosuojatuissa tiloissa.

Pääsy henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on rajattu ohjelmallisesti tai fyysisesti siten, että tietojasi käsittelevät ja voivat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävien suorittamiseksi se on tarpeen.

Kaikki yhtiömme työasemat on suojattu ajantasaisin käyttöjärjestelmin ja tieto-turvaohjelmistoin. Tällä pyrimme varmistumaan siitä, että tiedot ovat suojattuja myös silloin kun niitä käsitellään paikallisesti.

Aineisto siirretään aina salattuna.

11 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu edellä esitetysti sinun tai holhoojasi antamaan suostumukseen, sinulla tai holhoojallasi on koska vain oikeus peruuttaa suostumuksesi. Jos peruutat suostumuksesi, kaikki sinusta kerätyt tiedot poistetaan aineistosta. Täysin anonymisoidun aineiston osalta, osallistujaa ei kuitenkaan voida enää tunnistaa, eikä näiltä tietoja voida enää poistaa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta peruuttamista edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen, eikä estä meitä käsittelemästä henkilötietojasi muilla edellä mainituilla perusteilla kyseisen perusteen mahdollistamassa laajuudessa.

Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Emme kuitenkaan käsittele sellaisia tietoja, joiden perusteella sinulle voitaisiin kohdistaa suoramarkkinointia.

Sinulla on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut, sinua itseäsi koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta lainsäädännön näin meiltä edellyttäessä. Vastaamme pyyntöihin yhden kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

Sinulla on oikeus vaatia, että havaitsemasi epätarkat tai virheelliset tiedot oikaistaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarvittaessa voimme pyytää ja sinun on toimitettava oikaisemisen kannalta tarpeellinen lisäselvitys tai muut tiedot.

Lainsäädännön edellytysten täyttyessä sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä. Voit myös, edellytysten täyttyessä, vaatia henkilötietojesi käytön rajoittamista.

Niiltä osin kuin kyse on suostumukseesi perustuvasta automaattisesta henkilötietojen käsittelystä, sinulla on oikeus saada sinua koskevat ja toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Voit lähettää oikeuksiasi koskevat pyynnöt ja vaatimukset kirjallisena tai sähköpostitse lähetettynä edellä esitettyihin yhteystietoihimme. Voit myös esittää pyynnön paikan päällä toimistollamme. Ennen kuin voimme toteuttaa pyyntösi, sinun on varmennettava henkilöllisyytesi luotettavalla tavalla.

12 ERIMIELISYYDET JA OIKEUSSUOJA

Mahdolliset erimielisyyden toivomme ratkaistavan ensisijaisesti neuvottelemalla. Sinulla on myös oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia kansallisen tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi. Suomen kansallinen tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700